Praktičan vodič za arhiviranje knjigovodstvene i druge dokumentacije

Obveza arhiviranja raznih vrsta dokumenata odnosi se na sve tvrtke i neprofitne organizacije. Ali koliko se dugo trebaju čuvati pojedine vrste dokumenata? I kako s njima nakon isteka roka? Sljedeći retci dat će odgovor na oba pitanja.

Ali prvo, razjasnimo nekoliko osnovnih pojmova vezanih uz arhiviranje. Sam pojam "arhiva" je neprecizan u kontekstu čuvanja dokumenata poduzeća - za tu svrhu koristi se tzv. kartoteka. U samu arhivu idu samo datoteke iznimne vrijednosti. À propos – datoteku nazivamo skupom dokumenata koji su međusobno povezani.

O načinu pohranjivanja spisa odlučuje kartotečno pravilo, a o odlaganju dokumenata pravilo uništavanja. Kao organizacija koja ima dužnost arhiviranja (na jeziku službenog jezika, "autor"), morate označiti sve dokumente koji idu u kartoteku simbolom za uništavanje. Ovo određuje koliko dugo datoteka treba biti arhivirana i kako će se odložiti nakon što zadano razdoblje istekne. Razlikujemo tri karaktera usitnjavanja:

• S (shredd, usitnjavanje) – dokumenti koji nemaju povijesnu vrijednost i namijenjeni su za uništavanje,
• A (arhiv) – spisi od povijesnog značaja namijenjeni dugoročnom arhiviranju,
• V (selekcija) – dokumenti za koje će se u budućnosti odlučiti o uništavanju ili arhiviranju.

Simbol shreddinga obično je dopunjen brojem koji označava razdoblje arhiviranja (razdoblje shreddinga) u godinama. npr. dokument sa oznakom S5 potrebno je čuvati najmanje 5 godina, nakon čega se može zbrinuti na propisani način (vidi dolje).

Rok za uništavanje dokumenata tvrtke

Koji je rokom arhiviranja spisa tvrtki i državnih organizacija i koji zakoni određuju rok usitnjavanja?

Računovodstveni i porezni dokumenti (Zakon o računovodstvu):

• knjigovodstvene evidencije, dokumenti i knjige, amortizacija, popisne liste – 5 godina,
• primljeni, izdani i drugi računi – 10 godina,
• financijska izvješća i godišnja izvješća – 10 godina,
• porezna evidencija, bankovni dokumenti - 10 godina.

Isprave o radnom odnosu:

• preslike registracijskih dokumenata - 3 godine,
• popis dioničara, članova statutarnog tijela i nadzornog odbora (privrednog društva) - 6 godina,
• platne liste, odn knjigovodstvene evidencije s podacima za potrebe mirovinskog osiguranja - 30 godina.

Dokumentacija o osnivanju i vođenju društva (Zakon o arhivskom gradivu i arhivima

NN 61/18, 98/19) mora biti trajno pohranjena - dakle radi se o tzv. To uključuje, između ostalog, dokumente o:

• osnivanje i prestanak društva – osnivački akti, statut i poslovnik,
• uprava – zapisnici sa skupština i sjednica statutarnog i nadzornog tijela,
• vlasništvo tvrtke (uključujući dokumente u vezi sa zaštitnim znakovima),
• predmet poslovanja – dokumentacija proizvoda i proizvodnih postupaka, marketinške strategije ili poslovni planovi.

Kako arhivirati dokumente

Svoju dokumentaciju možete pohraniti u fizičkom i digitalnom – skeniranom – obliku. Unatoč trendu ureda bez papira, većina tvrtki bira fizički oblik. Ispravnim postupkom arhiviranja manji je rizik od oštećenja dokumenta nego kod pohrane na digitalnom mediju. Nakon određenog vremena mogu zastarjeti i formati u kojima su dokumenti pohranjeni.

U elektroničkom obliku datoteke također trebaju biti opremljene elektroničkim potpisom i kvalificiranim vremenskim žigom (jedinstveni kod koji sadrži datum i vrijeme arhiviranja - potrebno ga je obnavljati svakih 5 godina).

Preporučljivo je koristiti alate za arhiviranje za pohranu datoteka. Registratori (datoteke), prikladni su za pohranu velikog broja dokumenata formata A4 - mogu se koristiti i prstenaste (za bušene dokumente) i npr. džepne datoteke. Za manje količine možete koristiti fascikle i korice za spise. Za pohranu tako pohranjene dokumentacije određuju se arhivski sanduci.

Usitnjavanje nakon završetka razdoblja arhiviranja

Dokumenti namijenjeni za uništavanje moraju se zbrinuti prema propisu. Ovaj propis dijeli dokumentaciju - s obzirom na njezin sadržaj - na 5 razina sigurnosti. npr. dokumenti s osobnim podacima klasificirani su kao P-2 i moraju biti usitnjeni na komade ne veće od 8 cm² (ili trake širine 6 mm).

Međutim, financijska izvješća već spadaju u strožu ocjenu P-5 i moraju biti usitnjena na komadiće papira s maksimalnom površinom od 0,3 cm² (kvadrat sa stranicom duljine približno pola centimetra); detaljnije informacije možete pronaći u članku o odabiru drobilice.

Ne trebate dopuštenje za uništavanje dokumenata (s izuzetkom arhiva). Važno je da ste barem upoznati s razdobljem uništavanja za pojedine vrste datoteka. Riješite li ih se prije isteka roka trajanja, riskirate novčanu kaznu i prekršajni postupak.