Kako odabrati printer za ured i ne pogriješiti pri odabiru?

Prošlo je gotovo 580 godina otkako je Johannes Gutenberg predstavio čovječanstvu svoj revolucionarni izum: tiskarski stroj. Otkriće koje je na dotada neviđen način promijenilo shvaćanje svijeta omogućilo je slobodno širenje informacija i pridonijelo općem razvoju obrazovanja. Danas printer obavlja jednu od izvornih funkcija tiskarskog stroja. Pouzdani printeri postali su apsolutna potreba za tvrtke, državne institucije, trgovine i mala i srednja poduzeća. Ispis računa, dokumenata, narudžbi, platnih lista – za sve ovo potrebno je imati pravi uredski printer. Mi ćemo vas savjetovati kako odabrati najbolji printer za vaš ured.

Neki na svijet gledaju crno-bijelo, a drugi ga vide u jarkim bojama

Prvo što ćete vjerojatno pomisliti jest to da postoje razlike između printera dizajniranih za kućnu upotrebu i uredskih printera. Primjerice, na uredskom printeru vjerojatno nećete ispisivati ​​fotografije svoje djece ili zabavne trenutke s godišnjeg odmora. Isto tako sigurno nećete blistati od sreće kad će vaš dokument puževom brzinom izlaziti iz printera dok brojni drugi nesretnici iza vas nestrpljivo čekaju svoj red na printer. Iz ovih vam je razloga potreban printer u vašem uredu koji će biti brz i lako dostupan velikom broju korisnika. Ako će uz to biti i ekonomičan i pouzdan, to će biti pozitivan bonus.

Odatle polazi osnovna podjela printera prema vrsti korištene tehnologiji, a to su:

• tintni,
• matrični,
• laserski.

Kao što smo već naveli, prva tehnologija koja koristi uloške s tintom u boji (tzv. cartridge) namijenjena je uglavnom za kućnu upotrebu. Ako ispisujete samo povremeno, želite nešto kvalitetniji ispis (osobito za fotografije) i ne smetaju vam veći troškovi ispisa, tintni printer može biti vrlo koristan uređaj. Međutim, u poslovnom okruženju koje zahtjeva veće brzine ispisa i dostupnost za više korisnika, tintni printer nije dobar izbor.

Druga spomenuta tehnologija (matrični printeri) polako odlazi u zaborav. Svatko tko je početkom 90-ih godina prošlog stoljeća pokrenuo neki posao zasigurno će se s mrvicom nostalgije prisjetiti brojnih računa koje je njegov neuništivi Epson pomoću iglica i tintnih vrpci u boji ispisivao prije svog zasluženog odmora. U svakom slučaju, matrični je printer s vremenom postao zastarjeli uređaj i na sceni su se pojavili laserski printeri. Upravo se ova vrsta printera nalazi u većini današnjih ureda.

Rezolucija – prestanite bacati bisere pred svinje

Ako je naša analogija iz naslova poglavlja nekoga uvrijedila, ispričavamo se, no riječ je o vrlo poznatoj izreci iz Biblije (Matej 7:1-6 B21). Koristeći ovu izreku, želimo osvijestiti čitatelje da kao odgovoran i štedljiv vlasnik tvrtke sigurno ne namjeravate zaslijepiti svoje zaposlenike, porezne revizore, državne službenike ili kupce sjajnim grafikonima, šarenim tablicama, smjernicama ili drugim dokumentima. Klijenti koji će od vas primiti račun neće o vama imati bolje mišljenje jer vaš račun izgleda sjajno i ispisan je u jarkim bojama na premazanom papiru. Da je iznos na računu 50 % manji, to bi bila skroz druga priča.

Što zapravo želimo reći? Uredski printer za ispis dokumenata niže rezolucije može biti sasvim dobar izbor. Možete solidno raditi s printerima razlučivosti od 600 DPI (razlučivost u DPI izražava koliko će piksela, tj. točkica, stati u duljinu od jednog inča). Viša rezolucija stvarno vam nije potrebna.

Ako pak razmišljate o kupnji multifunkcionalnog uređaja s integriranim skenerom, imajte na umu da će za uobičajeno dnevno skeniranje u uredu skener razlučivosti do 1 200 DPI biti sasvim dovoljan.

Brzina – trebalo je biti gotovo već jučer

Ako smo razlučivost (odnosno kvalitetu) ispisa naveli kao značajku koja ne igra tako važnu ulogu kod uredskih printera, za brzinu ispisa to pak ne možemo reći. Trebate li ispisati dokumente na mnogo stranica? Odaberite printere s preciznom i brzom laserskom zrakom. Općenito, brzina ispisa se izražava u broju ispisanih crno-bijelih (ili u boji – ovisno o vrsti printera) A4 stranica u jednoj minuti. Najbolji printeri mogu ispisati i do 60 stranica u minuti. Upravo po tom parametru laserski printeri značajno nadmašuju svoju konkurenciju i nezamjenjiv su uredski uređaj za veći volumen ispisa.

Troškovi –na ispisu možete i zaraditi

Pravilno odabran uređaj (odnosno printer) može biti vrlo učinkovit čak i ako je njegova nabavna cijena niska, ali su troškovi usluga razumni i točno ispunjava zahtjeve koje mu tvrtka postavlja. Kao i svaki drugi uređaj, printer odaberite ovisno o tome za što ćete ga koristiti.

Laserski printeri savršeni su za urede jer su im ukupni troškovi ispisa znatno niži u odnosu na troškove tintnih printera. Toneri su nešto skuplji od uložaka s tintom, no zato imaju puno veći volumen. Broj stranica naznačen na ulošcima s tintom iznosi samo oko 500 (ovisno o postotku pokrivenosti pri ispisu), dok s tonerima možete ispisati više od 2000 stranica. Osim toga, fini prah tonera se ne isušuje za razliku od tinte, ne može začepiti mlaznice i ima dulji vijek trajanja. O ostalim prednostima i nedostacima tintnih printera možete pročitati u jednom od prethodnih članaka.

Povezivost – ja ispisujem, vi ispisujete, mi ispisujemo

Za vlasnike tvrtki s više zaposlenika važno je da zaposlenici ovlašteni za korištenje printera imaju pristup njemu u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg mjesta. Naravno, ove tvrtke neće riješiti problem tako što će svakom zaposleniku dati jedan vlastiti printer. Kupit će jedan ili više printera (opet, ovisno o veličini tvrtke, koliko često ljudi koji u njoj rade ispisuju itd.), koje će potom povezati na mrežu.

Pojedinac neće imati sličan problem – ili će sam koristiti printer ili će se izmjenjivati ​​s drugim ukućanima.

Za uredske printere važno je da imaju mrežno sučelje, bilo tradicionalnu kabelsku vezu (LAN/ethernet) ili pak najrašireniji bežični komunikacijski sustav (Wi-Fi). Najbolje bi bilo imati obje vrste povezivanja. Ovo je jedini način da jednostavno dijelite printer i omogućite neovisan ispis s više računala istovremeno. Zahtjevniji korisnici svakako će cijeniti laserske printere s praktičnim mogućnostima ispisa i skeniranja izravno s mobilnih uređaja, odnosno tableta i telefona koji su opremljeni operativnim sustavom Android ili iOS.

Big Brother – samo zato što ste paranoični ne znači da vas ne promatraju

Dijeljenje pisača unutar jedne mreže ima veliki značaj za vlasnika tvrtke: na taj način ima trenutni pregled onoga što svaki zaposlenik ispisuje (sigurnosni aspekt) te koliko ispisuje i koliko često (ekonomski aspekt). S druge strane, uredski printer povezan s računalom putem popularnog USB-a omogućuje nekontrolirani anonimni ispis, što se mnogim poslodavcima ne sviđa. Dakle, kako se kaže: povjerenje je dobro, no kontrola je još bolja.

Današnje moderne aplikacije mogu pratiti troškove ispisa i potrebnog održavanja, a neki noviji modeli uredskih printera mogu raditi s tehnologijama daljinskog pristupa kao što su HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print ili Apple AirPrint.

Dimenzije – veličina je uistinu bitna

Uz široku dostupnost za više korisnika povezan je jedan od nedostataka uredskog printera ili multifunkcionalnog printera koji se može koristiti i kao skener i fotokopirni uređaj. To su njegova velika veličina i masa. Ipak, ponuda aktualnih printera dovoljno je raznolika i oni koji strpljivo traže na tržištu će sigurno pronaći upravo onakav model čije će mu dimenzije odgovarati.

Koji su još bitni parametri koje biste kao potencijalni kupac uredskog printera trebali imati na umu?

• nabavna cijena printera,
• je li printer opremljen automatskim obostranim ulagačem papira za obostrano (duplex) skeniranje i ispis,
• dopušta li ispis dokumenata formata većeg od A4 – takvi se printeri mogu koristiti npr. za ispis reklamnih plakata za razne kampanje, za ispis vektorske grafike, tehničkih crteža velikih formata itd.,
• koliko buke proizvodi printer,
• vrijeme potrebno za početak ispisa (vrijeme za „zagrijavanje” printera),
• koliko printer treba energije za rad.