AI alati za smanjenje ispisa i upravljanje dokumentima: Kako vam mogu pomoći OCR i umjetna inteligencija?
Umjetna inteligencija sada je sposobna generirati slike, pisati tekst ili analizirati podatke. Međutim, ona postaje sve raširenija i u mnogo manje očitoj oblasti: radu s dokumentima. Upravo ovdje vam može uštedjeti ne samo vrijeme, već i papir i toner. Zahvaljujući kombinaciji OCR-a i modernih alata za umjetnu inteligenciju, više ne morate automatski ispisivati svaki dugi dokument u cijelosti, kao što je to ranije bilo potrebno. U današnje vrijeme možete ga lako pretvoriti u digitalni oblik, a zatim upotrijebiti AI za njegovu analizu i sažimanje, prije nego što odlučite koje vam informacije zapravo trebaju na papiru. Niste sigurni o čemu govorimo? Sve ćemo objasniti u sljedećim odlomcima.
OCR je prvi korak prema inteligentnoj obradi dokumenata
Temelj rada s papirnatim dokumentima jest OCR, odnosno optičko prepoznavanje znakova. Ova tehnologija omogućuje prepoznavanje teksta, primjerice iz skeniranog dokumenta, i njegovo pretvaranje u oblik koji se može dalje obrađivati. Iako OCR sam po sebi nije generativna umjetna inteligencija, u kombinaciji s njom pruža znatno šire mogućnosti.
Moderna obrada dokumenata stoga nikako ne završava njihovim skeniranjem. Primjerice, sustavi poznati kao IDP (Intelligent Document Processing, odnosno inteligentna obrada dokumenata) mogu prepoznati strukturu dokumenta, izdvojiti određene informacije iz njega, automatski ga klasificirati ili omogućiti brzo pretraživanje njegova sadržaja. U praksi je tako moguće obrađivati račune, ugovore, obrasce, izvješća, korespondenciju i brojne druge dokumente.
Savjet: Današnji moderni svijet ne vrti se samo oko umjetne inteligencije, već i oko mobilnih telefona u koje je umjetna inteligencija već duboko integrirana. No jeste li znali da je moguće i jednostavno ispisivati s mobilnih telefona? Ako niste, naš vodič pomoći će vam da saznate kako to učiniti.
Prije ispisa dokumenta zatražite njegov sažetak
Još zanimljivije mogućnosti nudi generativna umjetna inteligencija poput ChatGPT-a, Google Geminija i sličnih alata. Zamislite, primjerice, izvješće od pedeset stranica iz kojeg vas zanima samo nekoliko određenih informacija. Umjesto da cijelu datoteku automatski pošaljete na pisač, možete zatražiti od umjetne inteligencije da izradi sažetak dokumenta, pronađe važne odlomke ili, primjerice, sastavi popis najvažnijih točaka.
Nakon toga možete odlučiti trebate li dokument uopće ispisati. Ako je ispis ipak potreban, često je dovoljno ispisati samo nekoliko relevantnih stranica ili izrađeni sažetak. Upravo ovdje umjetna inteligencija može pomoći u ostvarivanju stvarnih ušteda pri ispisu jer omogućuje smanjenje broja stranica koje ćete ispisati, a time i potrošnje tinti i tonera za pisače. Naravno, potrebno je uvijek pažljivo provjeriti rezultat koji generira umjetna inteligencija kako biste bili sigurni da u potpunosti odgovara vašim očekivanjima. Posebno je korisno i to što napredni sustavi umjetne inteligencije već mogu automatski izdvajati određene podatke ili klasificirati dokumente, zbog čega postaju još korisniji pomoćnici.
Savjet: Troškove ispisa, naravno, moguće je smanjiti i na druge načine, a ne samo korištenjem umjetne inteligencije. Ako vas zanima kako, preporučujemo naš članak 9 savjeta kako smanjiti troškove ispisa, u kojem predstavljamo različite mogućnosti uštede.
Umjetna inteligencija može pomoći i u samoj pripremi za ispis
Umjetna inteligencija postupno postaje i sastavni dio radnih procesa ispisa. U profesionalnom okruženju već postoje rješenja koja, primjerice, mogu pročitati zahtjev za ispis poslan e-poštom, izdvojiti važne parametre i automatski pripremiti zadatak ispisa. AI asistenti pojavljuju se i u programima za pripremu za tisak, gdje pomažu automatizirati rutinske zadatke.
Za prosječnog korisnika ipak je mnogo važnija osnovna primjena ovih tehnologija, ponajprije izrada prethodno spomenutih sažetaka koji mogu smanjiti potrošnju materijala za ispis. Stoga prije ispisa dugačkog dokumenta zatražite izradu sažetka i uz pomoć umjetne inteligencije saznajte na kojim se stranicama nalaze potrebne informacije, a zatim ispišite samo ono što ćete zaista koristiti. U tvrtkama, školama ili kućanstvima u kojima se redovito ispisuje, čak se i male uštede s vremenom mogu znatno povećati.
Ovi pisači izvrsno će vam poslužiti (ne samo) za ispis tekstualnih sažetaka izrađenih uz pomoć umjetne inteligencije
- 18%DAYS
Canon PIXMA/MG2551S/MF/Tinta/A4/USB
Na zalihi: > 20 kom
- 3%DAYS
Brother HL-L2402D (30 stranica, USB 2.0, duplex)
Na zalihi: 15 kom
- 10%DAYS
PIXMA TS705A Inkjet Wifi BK CANON
Na zalihi: 19 kom
- 14%DAYS
BROTHER mono laserski pisač HL-1110E - A4, 20 stranica u minuti, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, bijeli
Na zalihi: 10 kom
- 8%DAYS
Canon PIXMA/MG2556S/MF/Tinta/A4/USB
Na zalihi: > 20 kom
- 14%DAYS
BROTHER mono laserski pisač HL-1112E - A4, 20 stranica u minuti, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, crni
Na zalihi: 20 kom
- 54%DAYS
HP ENVY/6120e/MF/Tinta/A4/WiFi/USB
Na zalihi: 8 kom
- 41%DAYS
HP LaserJet/M234d/MF/Laser/A4/USB
Na zalihi: 20 kom
- 27%DAYS
Canon PIXMA TS7750I - PSC/Wi-Fi/WiFi-Direct/Duplex/1200x1200/USB/ADF
Na zalihi: > 20 kom
- 2%DAYS
BROTHER mono laserski pisač HL-1112E - A4, 20 stranica u minuti, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, crni - Rabljen
Na zalihi: 1 kom
Ipak, dobro je imati na umu tri stvari. Kao što smo već spomenuli, rezultati OCR-a i umjetne inteligencije nisu uvijek potpuno točni, stoga je važno provjeriti bitne informacije prije njihove daljnje upotrebe. Također, pažljivo razmislite koje dokumente učitavate u AI usluge u oblaku, osobito ako sadrže osobne, poslovne ili druge osjetljive podatke. Treća stvar, ili možda bolje rečeno savjet, odnosi se na oblikovanje zaista sveobuhvatne i precizne upute, odnosno takozvanog prompta za umjetnu inteligenciju. Kako bi vam umjetna inteligencija pružila zaista dobar rezultat, najprije joj morate što jasnije i detaljnije objasniti što točno od nje očekujete. Samo tako može vam ponuditi smislen rezultat koji odgovara vašim potrebama.
Kao što možete vidjeti, razvoj umjetne inteligencije nikako ne znači kraj klasičnog ispisa, već upravo suprotno – njegov razvoj u moderniji oblik. Umjetna inteligencija može pomoći pri odlučivanju o tome što zaista ima smisla ispisati i smanjiti broj nepotrebnih stranica prije nego što pisač uopće počne raditi.
Odlična računala koja vam omogućuju korištenje AI alata za obradu teksta možete kupiti ovdje
O autoru
Jiří Filip
Dugogodišnji glavni urednik časopisa Letem světem Applem i Jablíčkář.cz, tehnički urednik portala Zboží.cz, urednik bloga TonerPartner, tehnološki entuzijast, zaljubljenik u isprobavanje novih uređaja i recenzent proizvoda u jednoj osobi. Osim istraživanja najnovijih tehnoloških inovacija, uživa i u kuhanju, izletima u prirodu, druženju s obitelji i sportu, osobito timskim sportovima. Više informacija o njemu možete pronaći na njegovu LinkedIn profilu.
Slični članci
4 minute čitanja
Kako tiskati s mobilnog telefona: Vodič za početnike
Ugrađene kamere u pametnim telefonima gotovo su zamijenile kompaktne fotoaparate. Uz sve veću internu memoriju i sve više funkcija, pametni telefoni postali su multifunkcionalni uređaji, a neki modeli imaju bolje funkcije od prijenosnih računala. Sve više raste potreba za ispisivanjem direktno sa smartphonea i tableta. Pročitajte ovaj članak i naučite kako ispisivati s mobilnih uređaja.
Cijeli članak »
6 minuta čitanja
9 savjeta kako uštedjeti na ispisu
Nije važno ispisujete li u uredu ili kod kuće, često ili samo povremeno – uvijek se isplati razmisliti o tome kako ispisivati pametnije i jeftinije. Zato smo udružili snage i pripremili za vas devet praktičnih savjeta koji će vam pomoći smanjiti troškove ispisa i istovremeno zaštititi okoliš. Dovoljno je unijeti nekoliko jednostavnih promjena i vaša će vam novčanica (i planet) biti zahvalni!
Cijeli članak »