Odabir i print omotnica – upute kako postupiti

17. 9. 2021

Ne možemo bez printanja omotnica u uredu. U njima šaljemo važnu dokumentaciju poslovnim partnerima, korespondenciju klijentima te su sastavni dio komunikacije s nadležnim tijelima. Pogledajmo kako pravilno odabrati i isprintati omotnice.

Sadržaj:

  • Veličina omotnice
  • Materijal omotnice
  • Vrsta povezivanja i unosa
  • Kako isprintati omotnice (MS Office 365)
  • Poštanske omotnice predstavljaju Vašu tvrtku - često su prvi kontakt s budućim kupcima ili partnerskim tvrtkama. Kako biste ostavili dobar prvi dojam, trebate odabrati odgovarajuće parametre za omotnice, a posebno:

    • veličina omotnice,
    • materijal,
    • odgovarajući tisak i markiranje.

    Analiziramo pojedinačne parametre u sljedećim paragrafima.

    Veličina omotnice

    Veličina omotnice ovisi o formatu i broju listova koje šaljete. Jednostavnije rečeno - potrebno je odabrati omotnicu u koju stane sve i s kojom se može bez problema rukovati. Formati omotnica standardizirani su ISO 269. Među najčešćim su omotnice tipa C, koje su veličine za listove veličine A.

    Format omotnice

    Dimenzije

    Pogodan za

    C3

    324 × 458 mm

    A3
    1× presavijeni A2
    2× presavijeni A1

    C4

    229 × 324 mm

    A4
    1× presavijeni A3
    2× presavijeni A2

    C5

    162 × 229 mm

    A5
    1× presavijeni A4
    2× presavijeni A3

    C6

    114 × 162 mm

    A6
    1× presavijeni A5
    2× presavijeni A4

    C6/5

    229 × 114 mm

     

    A4 presavijen dužom stranom na trećine

    C7/6

    162 × 81 mm

     

    A5 presavijen dužom stranom na trećine

    DL

    220 × 110 mm

     

    A4 presavijen dužom stranom na trećinu (strojna kuverta)

    Pri odabiru vrijedi jednostavno pravilo: papir formata A može bez presavijanja stati u omotnicu formata C. Koristite omotnice tipa C ako šaljete najviše nekoliko papira. Za službenu korespondenciju najčešće se koriste kuverte C6/5, C7/6 i DL koje u donjem desnom ili lijevom kutu imaju prozirni plastični prozorčić za adresu primatelja.

    Ali to naravno nije sve. Postoje i omotnice B-formata koje su pogodne za umetanje:

    • veći volumen listova A-formata (veće datoteke, ali i npr. časopisi, brošure),
    • nekoliko listova formata B,
    • nekoliko koverti C-formata.

    Format omotnice 

    Dimenzije

    Pogodan za

    B3

    420 × 540 mm

    B3

    1× presavijeni B2

    2× presavijeni B1

    veći broj A3 listova

    nekoliko C3 omotnica

    B4

    250 × 353 mm

    B4

    1× presavijeni B3

    2× presavijeni B2

    veći broj A4 listova

    nekoliko C4 omotnica

    B5

    176 × 250 mm

    B5

    1× presavijeni B4

    2× presavijeni B3

    veći broj A5 listova

    nekoliko C5 omotnica

    B6

    125 × 176 mm

    B6

    1× presavijeni B5

    2x prevedeno B4

    veći broj A6 listova

    nekoliko C6 omotnica

    istock-1139328229.jpg

    Materijal omotnice

    Odaberite materijal za omotnicu prema prirodi sadržaja koji šaljete. Najčešće se koriste klasične papirnate omotnice - iste su težine kao obični uredski papir, oko 100 g/m2. Jeftine su i lako se tiskaju. Njihov nedostatak je niska otpornost na mehanička opterećenja i vodu. Pogodne su za obične dokumente, reklamne materijale ili transakcijska pisma.

    Ni kartonske omotnice nisu otporne na vlagu i vodu, ali imaju druge prednosti. U pravilu su dostupne u dvije varijante:

    • Omotnice od klasičnog kartona - težine su oko 350 g/m2 i pogodne su za slanje knjiga, časopisa i čvrstih predmeta; međutim, nisu čvrste kao omotnice od valovitog kartona.
    • Omotnice od valovitog kartona - pogodne za slanje "mekih" predmeta; Ova vrsta omotnica je izuzetno izdržljiva, sastoji se od više slojeva tzv. kraft papira težine do 400 g/m2.

    Sigurnosne omotnice prikladne su za važne dokumente i službena pisma. Poseban film štiti ih od vlage, topline i svjetlosti.

    Posebnost su omotnice s unutarnjom folijom s mjehurićima, namijenjene za prijevoz lomljivih predmeta. Ne samo da ih štite od oštećenja, već i izoliraju njihov sadržaj od vlage i toplinskih oštećenja.

    Savjet: Ako redovito šaljete veliku količinu korespondencije, možete povećati svoj prestiž prilagođenim omotnicama s robnom markom s logotipom i bojama Vaše tvrtke.

    Vrsta povezivanja i unosa

    Odaberite vrstu lijepljenja ovisno o tome zatvarate li kuverte ručno ili to umjesto Vas radi stroj:

    • Vlažna traka se najčešće koristi u omotnicama za strojeve; ljepilo se aktivira vlaženjem, slično poštanskim markama.
    • Samoljepljiva traka se koristi kod ručnog zatvaranja kuverti; ljepljiva površina je prekrivena papirom koji je potrebno samo ukloniti i zatvoriti omotnicu. Alternativa su kuverte s dvostrukim samoljepljivim preklopima koji se međusobno spajaju.

    Otvor nazivamo otvorom kroz koji ubacujemo sadržaj pošte u omotnicu. Dulja strana služi za klasične pismonosne kuverte i pogodna je za manji broj listova. Kraća ulazna strana koristi se kod slanja časopisa, kataloga ili velikih količina papira. Ova vrsta omotnice također se naziva "torba".

    Kako isprintati omotnice (MS Office 365)

    Printanje adresa na omotnicama nije teško, ali uvijek prvo provjerite podržava li Vaš printer tu funkciju.

    U Wordu 365 omotnice se printaju kroz izbornik - preko kartice "skupna pisma" i gumba "omotnice". U prozoru koji se otvori nakon klika imate mogućnost ispuniti povratnu (tj. svoju) adresu. Ako ga koristite, bit će ispisan u gornjem lijevom kutu.

    Savjet: Unos povratne adrese može biti automatiziran. U izborniku kliknite gumb "datoteka", zatim "opcije" i "napredno". Unesite adresu u polje "poštanska adresa".

    Adresu primatelja upisujete na istoj kartici, u polje "adresa za dostavu". Pazite da ispravno postavite parametre omotnice na koju tiskate. Pritisnite gumb "opcije" i postavite:

    • format omotnice na koju ćete tiskati,
    • veličinu i vrstu fonta za print adresa.

    Zatim na kartici "opcije ispisa" postavite u koju ladicu ulažete kuvertu i u kojem smjeru - tako ćete izbjeći tiskarske pogreške. Zatim samo kliknite gumb "ispis". Ovaj video rezimira cijeli proces: