5 pravila za upravljanje vremenom

Ako nikad nemate dovoljno vremena za svoje obaveze, ovaj će vam članak pomoći u svladavanju osnovnih pravila za upravljanje vremenom. Možete biti fleksibilniji što se tiče točnosti na poslu ako ne morate odgovarati nekome drugome. Međutim, situacija je drugačija ako neki nedovršeni zadatak morate za 5 minuta predati svom šefu. Što vam sve može pomoći držati se zadanih rokova?

Pametno planirajte

Julian Tuwim, poljski pjesnik, rekao je sljedeće:

„Glavna razlika između deve i čovjeka jest da deva može raditi cijeli tjedan i ne mora piti, dok čovjek može piti cijeli tjedan, a ne raditi ni jedan dan.”

Jednostavno rečeno, ne precjenjujte vlastitu snagu: zadatke koje morate odraditi sljedeći dan isplanirajte tako da ih možete zaista obaviti. Zahvaljujući iskustvu, sada već sigurno znate koliko će vam vremena trebati za pojedinu aktivnost i koliko ste zapravo sati sposobni raditi.

Radije isplanirajte manje zadataka za koje ćete si ostaviti određeno rezervno vrijeme – u slučaju da vam stvari neće ići po planu. Za planiranje koristite dnevnik u koji možete pisati ili aplikaciju u koju ćete bilježiti svaki sljedeći zadatak.

Savjet za aplikaciju: Toggl

Toggl je tzv. aplikacija za praćenje – ova aplikacija mjeri koliko će vam vremena trebati za svaku aktivnost. Osnovna verzija je besplatna, a bit će vam potrebno svega nekoliko minuta da je naučite koristiti. Temeljni dio aplikacije čine tzv. projekti pomoću kojih mjerite trajanje pojedinih aktivnosti.

Svakom pojedinom projektu možete dodati drugu boju i na taj način odmah vidjeti koliko se sati bavite administracijom, a koliko sati zaista radite. Projekte također možete grupirati ovisno o različitim klijentima (ovo je korisno ako radite za više klijenata). Također možete vrlo jednostavno generirati pregled odrađenih sati za konkretno razdoblje.

Postavite si prioritete

Odlučite što vam je zaista važno. Ne pokušavajte obaviti sve odjednom. To vam neće uspjeti i bit ćete pod stalnim stresom. Isto tako, znajući koliko vas posla čeka, samo ćete odugovlačiti.

Možete doživjeti i tzv. paralizu odluke: ukratko rečeno, više ćete vremena razmišljati o tome koji ćete posao prvo odraditi nego o samome poslu. Ako je rok za neki zadatak sve bliži, ne smijete ga dalje odgađati. S druge strane, neke manje važne aktivnosti možete isplanirati za sljedeći dan. U najboljem slučaju svoje zadatke ne biste trebali završavati na isti dan kad ih trebate predati.

Ako morate odraditi zahtjevniji zadatak, slobodno zatražite pomoć prijatelja ili kolege ako možete. Naučite odbijati narudžbe i zadatke uz poruke poput „Isporučiti HITNO” ili „To je trebalo biti gotovo već jučer”.

Savjet za aplikaciju: Asana

Asana je jedna od najboljih aplikacija za organiziranje zadataka. U osnovnoj (besplatnoj) verziji možete podijeliti svoj posao na različite zadatke i dodijeliti im rokove do kojih trebaju biti gotovi. Asana je prikladna i za voditelje projekata jer prikazuje, primjerice, kako napreduju pojedini projekti.

U Asani možete filtrirati pojedinačne zadatke ili ih prikazati na različite načine. Aplikacija će vam također svakog jutra poslati sažetak zadataka za taj dan.

Naučite držati tempo

Svaki posao trebate adekvatno isplanirati kako biste imali i vremena za odmor. Nije dobro imati posla preko glave, ali isto tako nije dobro ne raditi ništa. Ljenčarenje ubija vašu kreativnost.

Pokušajte eliminirati sve sitnice koje bi vas mogle ometati. Zaboravite na pretraživanje društvenih mreža ili diskusije s kolegama. Sve će vam to odvratiti pažnju. Međutim, ne zaboravite napraviti povremene pauze za ručak, piće ili rastezanje cijelog tijela.

Mali savjet: Zaslon vašeg smartphonea svako malo zasvijetli i tako vam odvraća pažnju? Pročitajte roman Mobitel koji je napisao kralj horora Stephen King. Možda će ova knjiga jednom zauvijek izliječiti vašu ovisnost o mobitelu. Možete i instalirati aplikaciju Forest uz koju ćete otkriti da se istovremeno možete i odmarati i zabavljati.

Savjet za aplikaciju: Freedom

Aplikacija Freedom omogućuje vam na određeno vrijeme blokirati sve što bi vam moglo ometati pažnju: društvene mreže, web stranice koje nisu usko povezane s vašim poslom, aplikacije – ili čak privremeno zabraniti pristup internetu na računalu i smartphoneu.

Freedom nudi precizno postavljanje vremena tijekom kojeg će vrijediti određena zabrana, omogućuje vam mjerenje vremena koje provodite odugovlačeći posao, a čak pušta glazbu za bolju koncentraciju.

Jedini nedostatak jest taj da aplikacija nije besplatna: nakon probnog razdoblja u trajanju od 7 dana, morate se pretplatiti ako želite i dalje koristiti aplikaciju. Mjesečna pretplata košta 6,99 dolara, a godišnja 29 dolara.

Upotrijebite Paretov zakon u praksi

Prema Paretovu zakonu (koji se odnosi i na upravljanje vremenom), 80 % rezultata postiže se s 20 % napora. U praksi to znači usredotočiti se na samo onih 20 % zadataka (ili klijenata) koji tvore 80 % vaših prihoda.

Ako primijetite značajan pomak na svom poslu, bit će vam ljepše raditi. To će povećati vašu učinkovitost i na kraju ćete zapravo potrošiti manje vremena radeći. Isto tako, možda nećete manje raditi, ali ćete zato zarađivati više.

Neka budilica postane vaš prijatelj

Ustanovite jeste li jutarnji ili noćni tip osobe i ovisno o tome stvorite odgovarajući dnevni ritam. Ako stalno odgađate alarm, svaki ćete dan biti u utrci s vremenom. Držite se jednostavnog pravila – ustanite čim zazvoni alarm.

Znamo da je to jednostavno reći, a teško napraviti. Dobar trik je ostaviti mobitel u drugoj prostoriji. Na ovaj ćete se način također odviknuti od pretraživanja društvenih mreža i interneta prije spavanja. Ako pak zaista ne možete zaspati bez smartphonea u vašoj neposrednoj blizini, nabavite si dobru staru budilicu.